Для юридических лиц использование топливных карт АЗС Газпромнефть очень удобно: всегда можно посмотреть исчерпывающую информацию о заправках, виде топлива и объёме купленного горючего, расходах и бонусных баллах через Личный кабинет карты. Это обеспечивает прозрачность операций и расходов. Также карты дают возможность экономить до 25% от суммы услуг.
Но последнее время участились случаи, когда корпоративные водители пытаются снять наличные с карты в обход электронной информации. Как предупредить такие махинации?
Обналичивание возможно?
Для предупреждения нецелевого использования средств, предприятия утверждают фиксированный объём горючего, и то, что превышает норму, квалифицируется уже как нарушение. Расчётный расход в бухгалтерских документах может оказаться выше фактического, и налицо - злоупотребление водителя своими обязанностями. Это случается, когда нарушителю удаётся обналичить счёт карты.
К сожалению, с помощью ТК нельзя отследить маршруты водителей, которые за день могут сэкономить до 10 литров бензина. А это уже довольно крупная сумма даже за 1 день. Бензобак автомобиля может быть защищён от сливания топлива, но нечестные водители зачастую договариваются с сотрудниками заправок о списывании купленного топлива. Пресечь обналичивайте средств с карты можно несколькими способами.
Защищаем деньги от мошенников
Специалисты по эксплуатации корпоративных карт Газпромнефть рекомендуют владельцам несколько несложных приёмов пресечения обналичивания:
- Привязка счёта к определённому автомобилю.
- Установка суточного или недельного лимита на заправку.
- Анализ проведения операций по карте и выявление отклонений списанных и фактических затрат топлива.
- Составление в бухгалтерии сводных отчётов о расхождениях в потраченном топливе.
- Установка определённых мест для заправки, которые владелец карты считает нужными.
- Мониторинг автотранспорта – наиболее эффективная система контроля денежных средств. Для этого нужно установить на компьютер специальную программу, синхронизированную со счётом владельца топливной карты. Можно будет в автоматическом режиме анализировать существующие расходы и пресекать несанкционированные.
Компании-издатели топливных карт знают о подобных проблемах и выпускают для юридических лиц девайсы с несколькими уровнями защиты, специальными микрочипами для отслеживания покупки топлива и другими дополнительными опциями.
Похожие материалы: Путешествия без границ: преимущества топливной карты или Топливные карты для физических и юридических лиц: в чем разница?