Выберите ваш город Выбор региона
Документы и отчетность по топливным картам

Документы и отчетность по топливным картам

26 Октября 2018

Деятельность подавляющего большинства современных компаний предполагает использование транспортных средств независимо от того, идет ли речь о перевозке грузов, или на балансе только один директорский автомобиль. Это влечет за собой приобретение топлива, которое все чаще осуществляется с использование топливного пластика, упрощающего контроль расходов и минимизацию вероятности хищений со стороны водителей. При этом бухгалтеру на предприятии важно понимать, как правильно отражать данные операции в бухгалтерском и налоговом учете. Отражение операций в учете будут разниться в зависимости от того – является ли предприятие бюджетным или коммерческим.

Типы топливных карт

Топливная карта представляет собой современный инструмент расчета за ГСМ, но при этом она не является фактически платежным средством. Карты бывают следующих видов:

  • Лимитированная – карта пополняется литрами бензина, и их расход строго регламентирован по времени. Можно установить лимит на день, месяц и т.д.
  • Кошельковая – списание бензина с карты при заправке ограничено лишь балансом электронного кошелька.

Другая классификация топливного пластика основана на единицах измерения. Так, бывают карты литровые или рублевые.  Вариант сотрудничества с топливной компанией и формат карты выбирается на предприятии с учетом специфики его деятельности. Можно также учитывать особенности учета данных операций, чтобы выбрать наиболее комфортный.

Топливные карты в бухучете

То, как будут отражаться операции по приобретению карт и работы с ними, необходимо закрепить в учетной политике предприятия. Речь идет не только о бухгалтерских счетах, задействованных для проводок – важно осветить вопрос шире и детальнее. А именно в учетной политике должны быть отражены следующие моменты:

  • Как формируется стоимость нефтепродуктов (бензина, дизельного топлива, масел и т.д.) в моменты прихода и списания.
  • Учитывается ли сезонный фактор.
  • За каким подразделением закреплены карты, кто материально ответственные лица.
  • Как выдаются топливные карты сотрудникам, и с какого момента они несут ответственность за находящиеся на них деньги и литры.
  • Как отражать в учете – бухгалтерском и налоговом – расходы сверх установленных норм.

Помимо отражения информации по картам в учетной политике, необходимо разработать и организовать документооборот, который обеспечит прозрачность информации, полноту отражения и достоверность. Для этого потребуется следующий пакет документов:

  • Путевые листы
  • Журнал регистрации путевых листов
  • Акты списания топливных карт

Для эффективной работы бухгалтерии в части учета топливных карт можно разработать собственные формы или воспользоваться типовыми бланками. Эти документы упростят сверки с компаниями-поставщиками топлива, которые рекомендуется проводить регулярно и максимально часто для минимизации вероятности хищений со стороны водителей.

Топливные карты в налоговом учете

Налогообложение затрат на приобретение топливного пластика – важный момент учета на предприятии. Его особенности важно также закрепить в учетной политике компании, касающейся налогообложения. В частности, необходимо осветить порядок отнесения расходов на пополнение карты – это может быть прямое списание на затраты, отнесение на расходы по содержанию автомобилей или на прочие расходы компании.

Важно помнить, что НДС в части стоимости топливной карты можно предъявлять к возмещению, но только после проведения карты по учету и при наличии счета фактуры в бухгалтерии компании. Напоминаем, что вычет НДС доступнее лишь для компаний, которые являются плательщиками налога на добавленную стоимость, и проводят информацию по картам в налогооблагаемых операциях.

Чтобы учитывать расходы на топливо для автомобилей предприятия в расчете налогооблагаемой прибыли, необходимо выполнение следующих условий:

  • Обоснованность расходов
  • Соответствие расходов установленным в учетной политике нормам
  • Документальное подтверждение расходов
  • Использование топлива с карт исключительно в рамках основной деятельности предприятия, нацеленной на получение дохода.

В связи с обозначенными выше требованиями, для снижения размера налогооблагаемой базы работник бухгалтерии должен обязательно выполнить следующие процедуры:

  • Подготовить документы, подтверждающие расходы на приобретение (пополнение) топливной карты.
  • Доказать, что фактически расход средств на топливо соответствует заявленным лимитам.
  • Доказать, что топливо использовалось для заправки автомобилей, которые эксплуатируются в основном производстве для получения дохода предприятия.

Основные ошибки, которых стоит избегать

Во избежание проблем в ведении учета, обратите внимание на основные ошибки, с которыми сталкиваются бухгалтера на предприятиях, использующих топливные карты:

  • Отражение информации по топливным картам на синтетическом счете 71. Этот счет предназначен для отражения информации по суммам, выданным работникам под отчет. И к топливным картам это не имеет никакого отношения. Для их отражения необходимо использовать забалансовый счет, и проводки формируются простым методом без двойной записи!  Если вы ведете учет на коммерческом предприятии, то рекомендуется использовать забалансовый счет 006, или «Бланки строгой отчетности». Для учета в бюджетных организациях используется счет 03.
  • Отсутствие отражения использования карты в учете, так как фактически топливный пластик получен бесплатно (вы платите только за бензин, а не за оформление или выпуск карточки). Несмотря на «логичность» данной идеи с точки зрения учета она является ошибочной. Вести учет ГСМ, если на предприятии используются корпоративные карты, необходимо по счетам, обозначенным выше – 006 – для коммерческих фирм, 03 – для бюджетников. 
  • Оприходование топливной карты на забалансовый счет по стоимости закупленного топлива. Это неверно. При постановке карты на забалансовый счет можно указать ее стоимость, например, равной одному рублю.
С 1 августа при покупке услуг мойки по топливной карте «Газпромнефть» обеззараживание а/м будет доступно за 1 рубль.
Август 1, 2020
Ознакомьтесь с сетью автомоек, автосервисов и шиномонтажей на АЗС-локаторе или скачайте реестр точек сервисного обслуживания.
Февраль 25, 2020
Вход в личный кабинет
Извините, это имя пользователя или пароль неверны.
Заполни форму сегодня — получи карты завтра
Ускорьте процесс оформления договора - прикрепите файл с реквизитами вашей компании.
Спасибо!

Ваша заявка на топливные карты Газпромнефть принята в работу.

Ваш персональный менеджер свяжется с Вами в ближайшее рабочее время: с 9:30 до 18:00 по московскому времени.

Договор отправлен
Если вы читаете это сообщение, значит мы успешно получили ваши данные, и в настоящий момент договор оформляется в нашей системе. Через некоторое время в рабочие часы с вами свяжется наш менеджер для уточнения условий.

Пожалуйста, ожидайте и спасибо, что обратились в компанию ПетролТрейд.

Перезвоните мне

В какое время? По рабочим дням с 9:30 до 18:00

Вам перезвонят в указанное время
Восстановление пароля
Восстановление пароля
На ваш адрес выслано письмо с ссылкой на восстановление пароля.