Преимущества, которые открывают перед пользователями топливные карты, способствуют их широкой популярности среди юридических лиц. Этот способ оплаты горючего позволяет контролировать расход топлива и экономить бюджетные средства предприятия. Еще один существенный плюс использования топливных карт заключается в упрощении ведения бумажной документации.
Особенности ведения журнала выдачи
Самый простой способ учета заправочных карт Газпромнефть, это ведение журнала выдачи. Определенной формы его заполнения не существует, поэтому каждая компания вправе самостоятельно определять, какая именно информация будет в нем фиксироваться. Обязательными считаются только следующие пункты реестра:
- Порядковый номер записи;
- Дата выдачи платежной карты;
- Наименование документа;
- Кто выдал карту (должность, фамилия);
- Кому выдана карта (данные водителя);
- Когда возвращена.
В качестве дополнительной информации можно выделить графы для внесения сведений об установленном лимите на горючее, его вид и марку, а также номер автомобиля. Даже при полной автоматизации процедуры учета горючего обойтись без журнала не просто, и он считается самым надежным методом контроля.
Особенности учета в 1C
Также удобным инструментом для ведения комплексного учета топливных карт Газпром для юридических лиц является программа 1 C. В меню «покупки и продажи» создается отдельный документ, обозначенный как «поступление товаров и услуг» и составляется перечень сведений, состоящий из следующих пунктов:
- Номер документации;
- Контрагент – информация о поставщике услуги;
- Договор – информация о соглашении с контрагентом;
- Расчеты;
- «От» - указывается дата создания документа.
В таблицу файла ответственный сотрудник вносит информацию в строки «номенклатура», а в разделе «содержание услуги» подробно описывает, на каких условиях предоставляются топливные карты. Все последующие сведения вносятся в документ по мере поступления информации.
Важно. Оперирование программой 1C может производиться параллельно с ведением журнала учета – один документ не исключает существование другого.
Трудности могут возникнуть на начальном этапе организации учета топливных карт, когда сотрудники только начинают внедрять новый способ расчета за топливо. Обычно переход на безналичный способ оплаты горючего проходит быстро, за короткое время налаживается контроль расхода ГСМ, и это приносит существенную экономию на покупке бензина и дизельного топлива.
Похожие материалы: 3 необычных вопроса о топливных картах или Выгодное вложение: приобретение корпоративных топливных карт